Die wichtigsten Anbieter von Essenszuschuss-Lösungen in Deutschland:

Die Klassiker: Edenred und Pluxee

Edenred und Pluxee (ehemals Sodexo) stehen für den Ursprung des Essenszuschusses. Historisch betrachtet, waren Lebensmittelmarken vor allem in Zeiten von Lebensmittelknappheit ein beliebtes Mittel, um eine faire Verteilung der Lebensmittel zu organisieren. Auf dieser Basis entwickelte 1946 die britische Regierung erstmals die sogenannten Luncheon Voucher (LV) mit Steuervorteil für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Das ist die Herkunft der Essensgutscheine in Form von Papiergutscheine von Anbietern wie Edenred und Pluxee.

Inzwischen ist diese Form von Essenszuschuss nicht mehr zeitgemäß und wird auf Grund einer Reihe von Nachteilen zunehmend unattraktiv:

• beschränkte Einlösbarkeit wegen limitierter Akzeptanzpartner
• hoher CO2-Fußabdruck aufgrund von Papier und Transport
• steuerrechtliche Risiken.

Es hat sich unter den Prüfern herumgesprochen, dass Essensgutscheine in Papierform eine wichtige Anforderung nicht erfüllen können: Arbeitgeber müssen nachweisen, dass ihre Mitarbeiter nur einen Zuschuss pro Mahlzeit (bzw. pro Tag) einlösen. Das ist mit Essensmarken in Papierform unmöglich.

Aus diesen Gründen hat selbst Edenred inzwischen angefangen, alternative Lösungen einzuführen. Dazu gehört eine Mitarbeiter-App-Lösung zum Erfassen der Kassenbons.

Mitarbeiter-Apps zum Erfassen der Kassenbons

Seit ungefähr 10 Jahren gibt es eine Reihe von Anbietern, die eine Mitarbeiter-App entwickelt haben, bei der die Mitarbeiter ihre Kassenbons fotografieren, die das Bezahlen von Mahlzeiten dokumentieren sollen.

Zu diesen Anbietern gehören Edenred, Hrmony, Spendit, Circula, :pxtra und Probonio. Regelmäßig kommen neue Anbieter mit ähnlichen Lösungen auf den Markt.

Üblicherweise funktionieren die Lösungen so:

1. Der Mitarbeiter bezahlt seine Mahlzeit und fotografiert den Kassenbon mit der App.
2. Die Belege werden meistens automatisiert auf Plausibilität der Belege sowie auf steuerliche Anrechenbarkeit der Mahlzeiten ausgewertet. Teilweise sind zusätzlich Stichprobenkontrollen erforderlich.
3. Die Personalabteilung erhält Buchungslisten, um den von den Mitarbeitern im Voraus gezahlten Essenszuschuss im Rahmen der nächsten Lohnabrechnung nachträglich zu erstatten (maximal 7,50 € pro Mahlzeit).

Der Vorteil dieser ersten digitalen Welle von Essenszuschuss-Lösungen ist, dass die Mitarbeiter grundsätzlich überall ihren Zuschuss für Mahlzeiten nutzen können.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Möglichkeit, die Pauschalsteuer für den Sachbezug für Mahlzeiten (25% auf 4,40 € = 1,10 €) zu reduzieren, indem die Zuzahlung des Mitarbeiters angerechnet wird.

Nachteil ist, dass weiterhin viel Papier produziert wird. Der Mitarbeiter muss sich jedes Mal einen Kassenbon geben lassen. Wer bei dieser Lösung von einem „digitalen Essenszuschuss“ spricht, braucht dringend Nachhilfe im Bereich Digitalisierung.

Darüber hinaus ist diese Lösung sehr aufwändig – sowohl bei den Mitarbeitern als auch im Personalbereich. Nach jeder Mahlzeit müssen die Mitarbeiter in der App ihren Bon erfassen. Und der Personalbereich muss die generierten Listen kontrollieren und im Zweifel sogar die Belege in Stichproben überprüfen. Ohne direkte Schnittstelle zur Lohnabrechnung wäre das Arbeitsbeschaffung für den Personalbereich.

Kartenbasierte Essenszuschuss-Lösungen

Im Jahr 2023 hat Recardy mit „Recardy Lunch“ eine innovative Lösung auf Basis einer Mastercard-Guthabenkarte entwickelt.

Mit dieser Lösung können die Mitarbeiter ihren Essenszuschuss bei allen Gastronomen einlösen, die Mastercard als Zahlungsmittel akzeptieren. Zu diesen Gastronomiebetrieben gehören insbesondere Restaurants, Imbisse, Cafés, Bäcker, Metzger und Essenslieferdienste. In diesen Geschäften müssen die Mitarbeiter einfach nur bezahlen und der Anbieter kümmert sich um die korrekte Abwicklung für den Arbeitgeber. Falls der Mitarbeiter mehr als 7,50 € für die Mahlzeit bezahlt, wird der höhere Betrag pauschalsteuermindernd als Zuzahlung des Mitarbeiter berücksichtigt.

Doch auch in Supermärkten und in Geschäften, in denen man nicht Mastercard bezahlen kann, kann der Essenszuschuss eingelöst werden. In diesen Fällen verwendet Recardy ebenfalls eine App, bei der die Mitarbeiter den Kassenbon erfassen. Im Unterschied zur ersten Generation der Essenszuschuss-Apps werden die 7,50 € an den Mitarbeiter nicht erst über die nächste Lohnabrechnung ausgezahlt, sondern direkt auf das Kartenguthaben. Der Mitarbeiter erhält seine Kostenerstattung also sofort gutgeschrieben.

Die Entwickler von Recardy haben auch noch an einer anderen Stelle mitgedacht. Besonders clever ist die Kombination des Essenszuschusses mit dem steuerfreien Sachbezug. Wenn ein Mitarbeiter für eine Mahlzeit beispielsweise 12 € ausgibt, werden 7,50 € vom „Lunch-Budget“ und die restlichen 4,50 € vom Sachbezugsguthaben gebucht. Der Mitarbeiter brauchte lediglich die 12 € bezahlen – der Rest wird automatisch richtig abgerechnet.

Sowohl auf Mastercard als auch als Foto vom Kassenbon möglich. Und damit nicht genug: es muss nicht erst umständlich über die Lohnabrechnung abgewickelt werden, um es dem Mitarbeiter nachträglich zu erstatten, sondern wird sofort dem Kartenguthaben des Mitarbeiters gutgeschrieben.

Weitere Kartenlösungen für den Essenszuschuss

Seit kurzem versuchen weitere Anbieter die Kartenlösung von Recardy zu kopieren.

Givve hat im Jahr 2025 eine Kartenlösung für den Essenszuschuss herausgebracht. Es handelt sich hierbei um eine reine Essenszuschuss-Lösung auf Basis von Mastercard. Da die Kartenlösung nur als reine Bezahllösung ohne Bon-App fungiert, ist die Einlösung des Essenszuschuss weder in Supermärkten noch in Geschäften möglich, die Mastercard nicht akzeptieren.

Auf Grund der fehlenden Kombination mit dem Sachbezug fehlt bei der Lösung von givve darüber hinaus die Optimierung der Pauschalsteuer.

Eine andere Lösung mit Guthabenkarte ist die Lieferando Pay Card. Auch diese Lösung funktioniert fast ausschließlich als Zahlkarte. Um die steuerrechtlich korrekte Abrechnung muss sich der Personalbereich dabei selbst kümmern. Lieferando bietet standardmäßig keine Funktionen zur Berechnung der Pauschalsteuer und keine Schnittstellen zur Lohnabrechnung. Nach Angaben von Lieferando sind gegebenenfalls für große Unternehmen individuelle Erweiterungen möglich.

Und… Betriebsverpflegung mit Kantinen

Einige größere Unternehmen (häufig ab 250 Mitarbeiter an einem Standort) verpflegen ihre Belegschaft mit einer eigenen Kantine. Für kleinere Unternehmen ist das meist unwirtschaftlich, denn zum Betrieb einer Kantine braucht man nicht nur Räumlichkeiten, eigene Betriebs- und Geschäftsausstattung (insbesondere Küchentechnik) und eigenes Personal – im Betrieb einer Kantine stecken auch einige Risiken, beispielsweise bezüglich der Auslastung.

Auch das Kantinenessen muss versteuert werden. Zu versteuern ist der amtliche Sachbezugswert für Mahlzeiten abzüglich der Zuzahlung durch die Mitarbeiter. Der Toleranzwert für den zusätzlichen steuerfreien Essenszuschuss (max. 3,10 €) gilt in Kantinen nicht.

Doch selbst die großen Unternehmen brauchen häufig Essenszuschuss-Lösungen außerhalb der Kantine – für Mitarbeiter im Home-Office und Mitarbeiter an den kleineren Standorten.

Fazit: verschiedene Technologien, ein klarer Favorit

Der steuerfreie Essenszuschuss hat eine Tradition von mittlerweile fast 80 Jahren. Dabei dominierten die Papiergutscheine rund 70 Jahre das Angebot. Mit der Digitalisierung hat sich in den letzten 10 Jahren sehr viel getan zum Vorteil von Arbeitgebern und Mitarbeitern.

Die ersten App-Lösungen brachten erste Vorteile, aber auch eine Reihe von Nachteilen.

Mit Aufkommen der ersten Guthabenkarten-Lösungen – allen voran der Lösung von Recardy – gibt es inzwischen sehr einfach zu bedienende Essenszuschuss-Lösungen, bei denen die Mitarbeiter eine größtmögliche Flexibilität genießen. Dies wird mit Sicherheit in den nächsten Jahren dazu führen, dass der Essenszuschuss auch in Deutschland an Popularität gewinnen wird.

Denn mit monatlich 15 Gutscheinen hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, seinen Mitarbeitern ganz einfach und flexibel 112,50 € steuerfreie und abgabenfreie Kaufkraft zu bieten.

Davon profitieren alle in der Gesellschaft: Arbeitgeber, Mitarbeiter und Gastronomen.